Gut sortiert in eine moderne und zukunftsfähige Verwaltung

Über viele Jahrzehnte wurde in der Gemeindeverwaltung analog gearbeitet. Nun packt eine Arbeitsgruppe „Digitalisierung“ unter der Leitung von Sebastian Döring, Fachgruppenleiter Allgemeine Verwaltung, Personal und Digitalisierung, einen weiteren Baustein des digitalen Aufbruchs der Gemeindeverwaltung Ascheberg an.

Am 01. Januar 2022 hat die Gemeindeverwaltung einen digitalen Aktenplan eingeführt, der eine zentrale, digitale Ablage- und Bearbeitungsstruktur für die Akten schafft. Zwei Fachgruppen haben bereits begonnen, das neue Dokumentenmanagementsystem d.3 mit digitalen Akten zu füllen. Unterstützt wird die Verwaltung dabei durch die Firma d-velop.

Im Zuge der Digitalisierung werden auch die zahlreichen internen Abläufe wie Bearbeitungen, Freigaben, Kenntnisnahmen oder Mitzeichnungen der Schriftstücke analysiert und auf digitale Verfahren umgestellt. Schritt für Schritt überführen die Beschäftigten bestehende Akten in das digitale System. Für das Jahr 2022 sind hier die Bereiche Vertragsmanagement, Personalakte sowie Steuerakte vorgesehen. Parallel wird die eingehende Post digital erfasst und bearbeitet. „Nur so ist es möglich, dass Dokumente gar nicht erst in Papierform bei den Fachgruppen ankommen“, berichtet Thomas Frye aus der Arbeitsgruppe. „Der Start verlief vielversprechend, zeigte aber auch den ein oder anderen Anpassungsbedarf“, berichtet Sebastian Döring.

Maren Ernst, zuständig für Digitalisierungsprojekte, erläutert: „Der digitale Aktenplan ermöglicht, Dokumente elektronisch in klaren Strukturen abzuspeichern. Damit lassen sich Schriftstücke einfach recherchieren, bearbeiten oder an Beschäftigte gezielt verteilen.“ Digitale Akten sind die Basis für digitales Arbeiten. Daher müssen nun nach und nach alle notwendigen Schriftstücke der Gemeinde Ascheberg digitalisiert werden.

Ob die Umstellung auf eine „papierarme“ Verwaltung gelingt, ist nicht in erster Linie von der Technik abhängig, sondern davon, dass die Beschäftigten mitgenommen und für das Thema begeistert werden. Die Vorteile einer digitalen Aktenführung werden schließlich an konkreten Fällen sichtbar, ist sich die Arbeitsgruppe Digitalisierung einig.

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Sebastian Döring leitet die Arbeitsgruppe Digitalisierung in der Gemeindeverwaltung Ascheberg. Die Digitalisierung erfordert, dass nach und nach alle Akten eingescannt und digital verwaltet werden müssen.