Auszubildende zur Verwaltungsfachangestellten haben als „Digiscouts“ Digitalisierungsprojekt im Rathaus umgesetzt

Fahrten mit den Dienstfahrzeugen der Verwaltung können nun digital dokumentiert und abgerechnet werden. Dies haben die beiden Auszubildenden zur Verwaltungsfachangestellten im zweiten Lehrjahr im Rathaus, Vivien Ickhorn (Foto r.) und Lea Kollenberg (l.), in den vergangenen sechs Monaten umgesetzt. Im Rahmen des kreisweiten Digitalisierungsprojektes „Digiscouts“ hatten die beiden zunächst den gesamten Prozess unter die Lupe genommen. „Das Ziel unseres digitalen Fahrtenbuchs sollte sein, dass die Daten rein elektronisch erfasst und weiterverarbeitet werden können“, erklären die beiden Auszubildenden. „Früher musste jede Dienstfahrt per Hand eingetragen werden und das Fahrtenbuch durchlief viele Stationen im Rathaus, bis es schließlich verrechnet werden konnte. In Zukunft können alle Kolleginnen und Kollegen Arbeitsschritte im Alltag einsparen und das Fahrtenbuch effizienter führen.“

Begleitet von Sebastian Döring, Fachgruppenleiter Allgemeine Verwaltung, Personal und Digitalisierung, und Marc Hurek von der Personalverwaltung sowie von den Organisatoren des kreisweiten Projekts „Digiscout“ haben die beiden Auszubildenden zunächst eine Software gesucht, die zu den Anforderungen des Gemeindefuhrparks passt. „Diese haben wir dann mit Daten gefüttert und erste Probefahrten durchgeführt“, erklärt Lea Kollenberg. „Schnell haben wir gemerkt, dass das digitale Fahrtenbuch leicht zu bedienen ist und die Strecken mit den GPS-Angaben viel genauer erfasst.“ „Als nächstes werden wir die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter darin schulen, wie das Fahrtenbuch digital funktioniert“, erklärt Vivien Ickhorn.

„Die Teilnahme am Projekt Digiscout des RKW Kompetenzzentrum und der Wirtschaftsförderung des Kreises Coesfeld war eine gute und neue Erfahrung für unsere Auszubildenden“, erklärt Sebastian Döring. „Sie konnten lernen, wie ein konkretes Projekt organisiert, begleitet und umgesetzt wird. Von diesem Ergebnis profitieren nun alle Kolleginnen und Kollegen und unsere Auszubildenden haben wertvolle Erfahrungen für Ihre späteren Aufgaben gesammelt.“

Weitere Informationen: https://wfc-kreis-coesfeld.de/digiscouts-azubis-bringen-die-digitalisierung-in-ihren-unternehmen-voran/